Control de asistencia ¿Qué sistema elegir según tu empresa?

Control de asistencia ¿Qué sistema elegir según tu empresa?

Economía
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Si tiene dudas sobre cuál sistema de control de asistencia le conviene a su empresa, este post es el indicado para usted, siga leyendo y obtendrá sus respuestas.

Llevar un adecuado control de asistencia para su empresa, resulta tedioso en algunas ocasiones; sin embargo gracias a la tecnología puede poner en práctica una herramienta muy confiable y de fácil administración que recibe el nombre de  sistema de control de asistencia biométrico.

Este sistema es la solución perfecta para gestionar su capital humano, a través del cual puede medir automáticamente el tiempo laborado efectivo de sus empleados con precisión y en tiempo real. Ahorre costos y tiempo y  olvídese de  esos métodos tradicionales donde tiene  que recurrir al lápiz y al papel para llevar  este y otros registros. El software permite configurar horarios, descansos, exportar datos, gráficos y generar informes estadísticos (inasistencia, salidas injustificadas o anticipadas, horas extras durante el almuerzo, entre otros)

Cada sistema está diseñado con características diferentes, personalizables y que  pueden variar según el tipo de modalidad de trabajo, por ejemplo con la llegada de la pandemia las empresas se vieron en la necesidad de enviar a sus trabajadores a casa tomando más  auge el término de teletrabajo, siendo necesario monitorear y controlar  su tiempo laborado (antes, durante y después) tal cual como se realizaba con la modalidad presencial, o por el contrario tuvieron que compaginar la modalidad presencial con la remota.

  1. Pero ¿Por qué es importante para la empresa tener un sistema de control de asistencia de personal?

Implementar este sistema permite medir y evaluar rápidamente y  con precisión la productividad  de cada uno de sus  empleados de acuerdo a los  periodos de tiempo laborados y detectar cuáles son sus necesidades, como por ejemplo si es necesario modificar sus horarios, establecer o crear nuevos turnos de trabajo, otorgar remuneraciones más justas  por  horas extras trabajadas y así sucesivamente. La empresa busca promover en el empleado la responsabilidad y el compromiso de asistir puntualmente a su trabajo. En líneas generales representa una forma de  llevar un control de asistencia planificado y más organizado.

  1. ¿Cuál es la diferencia entre el control de acceso y control de asistencia de personal?

El control de acceso se refiere al  ingreso o rechazo de empleados o visitantes a ciertas áreas de la empresa, es un término asociado a la seguridad de la empresa, mientras que el control de asistencia  se encarga de la gestión del personal. Sin embargo ambos procesos pueden ser combinados ya que el software de control de asistencia de personal es compatible con el de control de acceso.

Aclarados estos puntos, podemos continuar con la siguiente pregunta:

  1. ¿Cuáles son los tipos de sistema de control de asistencia de personal?

Entre los sistemas  más comunes se encuentran los siguientes:

Reconocimiento de patrones faciales: se utiliza para el control de asistencia y control de acceso de personal y/o visitantes, es práctico y confiable. Emplea la identificación a través del reconocimiento de rasgos faciales desde múltiples ángulos y distancias  en todas  las condiciones o  escenarios donde se encuentren. Si el empleado tiene barba, gafas, pañoletas, gorras, cambios de maquillaje y peinado, entre otros. Es una herramienta altamente segura que evita la falsificación o suplantación de identidad.

Reconocimiento por huella dactilar:

El marcador de asistencia con huella digital es considerado uno de los métodos más exitosos y más utilizado a nivel empresarial, ya que la huella dactilar tiene características únicas. La lectura abarca la captación del patrón que integra a la huella y que forman ciertos puntos de identificación que serán analizados y transformados en algoritmos; cadenas alfanuméricas se convierten en claves únicas. Su captación  debe realizarse  calmada y correctamente para incorporar todos los puntos de identificación  de la huella de cada empleado. Los dedos deben estar secos y limpios, libres de cualquier sustancia que pueda interrumpir el proceso.

Lector de proximidad (tecnología RFID): es un sistema en el cual los datos son transmitidos sin necesidad de contacto físico entre el lector y la tarjeta, evitando su desgaste y permitiendo su reutilización. Cada tarjeta contiene un código distinto que no se duplica. Puede combinarse con el software de control de acceso. Al igual que el sistema de reconocimiento por huella dactilar  es uno de los más comunes debido a que no requiere de gran inversión. En el mercado también existe Software de control de visitantes gratis que ayudarán a tu empresa.

Claves de acceso y contraseñas: el trabajador  solo debe registrar la clave para ingresar a las instalaciones. Es un método poco seguro en comparación a los demás. Se debe mantener cierto  nivel de confidencialidad con la contraseña y es recomendable modificarla cada cierto tiempo.

Además de los sistemas antes mencionados no se pueden obviar  otros medios de control  tales  como: reconocimiento de retina, iris, palma de la mano, voz.

¿Cómo se realiza el control de asistencia en cuanto a modalidades de trabajo a distancia se refiere?

Cuando se trata de trabajo remoto se realiza el marcaje web,  donde se controla la asistencia desde cualquier lugar  del mundo, para ello solo se requiere de un dispositivo (laptop, ordenador, iPad, celular, Tablet)  conectado a internet y una cuenta en la plataforma que funcione en línea.  Así quedará registrado que el empleado está activo en su estación de trabajo a distancia.

Si se trata de modalidades mixtas (remota- presencial), se combina lo analógico y lo digital a través de la  tecnología online y offline.

Monitorear y controlar la asistencia  de personal si se trabaja desde casa o por el contrario de forma presencial es vital para la organización y el logro de sus objetivos ya que los datos reflejados servirán para  evaluar y analizar  el rendimiento y desempeño de sus empleados  tomando  las acciones estratégicas respectivas para mejorar el proceso en caso de ser necesario.

Partiendo de lo anterior es importante destacar que cada empresa decidirá el tipo de sistema que desea implementar, en la actualidad diversos proveedores ofrecen en su plantilla  diversidad de software que pueden cumplir con los estándares que tiene la organización. Normalmente no son tan costosos, son de fácil instalación y mantenimiento.

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